Сайтът е в процес на обновяване!

Център за административно обслужване на гражданите

Работното време на центъра:

понеделник до петък от 8:00 часа до 17:30 часа.

За връзка със служителите на центъра можете да използвате също:

телефон 0379/74 362

и телефон/факс 0379/74 363

 

 

 

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА
ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ В ОБЩИНА СВИЛЕНГРАД

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. Настоящите правила за организация на административното обслужване в Община Свиленград служат за регулиране взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия, в т.ч. при осъществяването на комплексно административно обслужване.
Чл.2. Административното обслужване в Община Свиленград се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията, Административно процесуалния кодекс (АПК) и Хартата на клиента на Общината.
Чл.3./1/ "Административно обслужване" е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на Община Свиленград.
/2/„Комплексно административно обслужване“ е това обслужване, при което административната услуга се предоставя от компетентните административни органи, лицата, осъществяващи публични функции, и организациите, предоставящи обществени услуги, без да е необходимо заявителят да предоставя информация или доказателствени средства, за които са налице данни, събирани или създавани от административни органи, първични администратори на данни, независимо дали се поддържат в електронна форма или на хартиен носител.

/3/ "Административна услуга" е:
1. издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;
2. издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;
3. извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;
4. консултациите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относно административно-правен режим, които се дават по силата на нормативен акт или които са свързани с издаване на административен акт, или с извършване на друга административна услуга;
5. експертизите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когато нормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрацията, на държавен орган или от овластена организация.

ІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.4. /1/ Административното обслужване в Община Свиленград се осъществява:
1. чрез звеното за административно обслужване – ЦИАОГ ,обозначено с указателни табели на български и английски език, в административната сграда на Общината, с адрес: гр.Свиленград, бул.” България” № 32;
2. от инспекторите по местни данъци и такси и специалистите по гражданска регистрация и административно обслужване, работещи в административната сграда на Общината;
/2/ Административното обслужване в Община Свиленград се осъществява при непосредственото сътрудничество между отделните структурни звена в Общината и съответните институции и организации при извършване на комплексни административни услуги.
Чл.5. Освен символите на Община Свиленград – герб и знаме, задължително се използват логото и слогана на държавната администрация при:
1.изготвяне на информационни и промоционални материали;
2.изготвяне на указателни табели на входовете на сградите, на кутиите за мнения и коментари, на информационните табла, на интернет страницата.
Чл.6. Основен елемент в процеса на усъвършенстване на административното обслужване и повишаване имиджа и доверието към администрацията е качеството на приема.
Чл.7. Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните канали са описани в Хартата на клиента и оповестени чрез интернет страницата на Община Свиленград и на информационните табла.
Чл.8. /1/ Работното време за работа в ЦИАОГ е от 8.00 ч. До 17.30 ч. без прекъсване. В случаите, когато в служебните помещения има потребители на административни услуги в края на обявеното работно време, работата на звената продължава до приключване на тяхното обслужване, но не повече от два астрономически часа, след обявеното работно време.

/2/ Разпределението на работното време се установява със заповед на кмета на Общината, по предложение на ръководителя на съответното структурно звено, в състава на което са включени фронт офиса.

ІІІ. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.9./1/ Фронт офисът осигурява информация за реда, организацията и видовете услуги, извършвани от общинската администрация.
/2/ Информацията за административното обслужване следва да бъде:
1. ясна, точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна;
2. достъпна за хора с увреждания;
3. без абревиатури, съкращения и препратки.
Чл.10./1/ Информация за предоставяните от Община Свиленград услуги може да бъде получена от:
1. звеното за административно обслужване - ЦИАОГ ,находящи се на местата, посочени в чл. 4, ал.1 от настоящите правила;
2. телефони: 0379 / 74362 ; 74363 – фронт офис;
3. интернет адрес: www.svilengrad.bg;
4. информационните табла в административната сграда на Общината.
/2/ Образци на заявления/ искания за предоставяне на административни услуги са на разположение:
1.на местата посочени в чл. 4, ал.1 от настоящите правила;
2. на интернет адрес: www. svilengrad.bg, с възможност за изтегляне .
Чл.11./1/ Информацията за административното обслужване се актуализира в 7 (седем) дневен срок от влизане в сила на промените в нормативните актове.
/2/ актуализацията се извършва едновременно във всички информационни средства – брошури, диплянки, информационни табла, интернет страница и други.
/3/ наименованията на административните услуги във всички информационни материали, както и във всички електронни бази данни са в съответствие със Списъка на унифицираните наименования на административните услуги.
/4/ организацията по актуализацията и подготовката на информацията е задължение на ЦИАОГ с непосредственото участие на служителите от структурните звена, съгласувана и одобрена от ръководителите.

ІV. СЛУЖЕБНО НАЧАЛО

Чл.12./1/ Община Свиленград извършва комплексно административно обслужване при техническа възможност за това със съдействието на съответните институции и организации, когато това не е в противовес със законодателството в Република България.
/2/ Организацията на /комплексното/ обслужване се извършва от служителите в звеното за административно обслужване, с непосредственото участие на служителите от структурните звена в администрацията и под ръководството на секретаря на Общината.
/3/Непосредствена отговорност за изпълнение на съответната комплексна административна услуга носи служителя, до когото е резолирана преписката.
Чл.13./1/ Когато в изпълнение на административна услуга са ангажирани две или повече структурни звена в организацията, заявителят подава единствено искане в звеното за административно обслужване, което организира изпълнението по служебен ред.
/2/Служителите не могат да изискват предоставяне на информация или документи, които са налични в община Свиленград, а ги осигуряват служебно за нуждите на съответното производство.
/3/ При обективна възможност за извършване на комплексна административна услуга, чрез междуведомствено сътрудничество, заявителят подава едно искане в звеното за административно обслужване, адресирано до кмета на Община Свиленград.
В заявлението/искането се посочват:
1.наименованието на административната услуга и органът, който е компетентен да издаде административния акт;
2. информацията и доказателствените средства, които трябва да бъдат осигурени и изпратени до компетентния орган;
3. начинът, по който да бъде получен индивидуалният административен акт
4.в искането се заявява изрично съгласие за предоставяне на лични данни относно снабдяване по служебен път с документи, издавани от други администрации.
Към заявлението по ал. 1 се прилагат:
1. попълнено заявление за съответната услуга до компетентния орган по утвърден от него образец;
2. информация или документи, изисквани от компетентния орган за извършване на услугата, ако такива се изискват;
3. документ за платена такса, ако такава се изисква.
/4/ В настоящото производство ОбА-Свиленград не осигурява служебно информация и доказателствени средства от други административни органи, необходими на компетентния орган, който издава индивидуалния административен акт.
/5/ Общинска администрация - Свиленград:
1. образува производството, като проверява наличието на приложенията по чл. 14, ал. 3;
2. изготвя информацията и доказателствените средства от неговата компетентност, които трябва да бъдат осигурени и изпратени до компетентния орган в сроковете за извършване на заявената административна услуга;
3. изпраща преписката до компетентния орган, като го информира за посочения от заявителя начин за получаване на индивидуалния административен акт;
/6/Пощенските разходи за изпращане на индивидуалния административен акт от компетентния орган до заявителя са за сметка на заявителя.
/7/ Срокът за произнасяне от компетентния орган започва да тече от датата на получаване на преписката от административния орган, който участва в производството.

Чл.14./1/Взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях действия се описват в технологични карти на процесите.
/2/ Технологичните карти на процесите се изготвят за всяка административна услуга или за група услуги по направления на дейност, когато технологията е принципно обща.
/3/. При настъпили промени в технологичния процес директора на дирекцията или началника на отдела, в които се осъществява услугата, подава необходимата информация писмено на началник отдел „Човешки ресурси, административно и информационно обслужване“ за отразяване промените в технологичната карта.

V. ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.15./1/ За навременното и пълно обезпечаване с информация на служителите в звеното за административно обслужване, ръководителите и служителите в структурните звена в Община Свиленград се задължават:
1. да подават в 3-дневен срок всички промени за актуализация на информационния масив на ръководителя на структурното звено, в състава на което е включено звеното за административно обслужване, по компетентност и на секретаря на общината;
2. да подават информация за предстоящите търгове и конкурси, и сроковете за приемане на предложения и оферти по тях на служителите, отговорни за тяхното приемане и регистрация;
3. да подпомагат служителите от звеното за административно обслужване с разяснения, консултации и препоръки за срочното и качествено обслужване на потребителите.
4.да анализират ежемесечно показателите за изпълнение на всяка услуга и да предлагат мерки за подобряването им.
/2/ Служителите от звеното за административно обслужване могат да изискват предоставяне на информация и/или документи от другите структурни звена в Община Свиленград, когато тя е необходима за извършване на справки и предоставяне на документи при административното обслужване на място.
Чл.16./1/ Служителите от местата по чл. 4, ал.1 от настоящите правила, приемат документи във връзка с изпълнение на административни услуги и решения, и предават готови документи за физически и юридически лица, организации и други институции.
/2/ Служителите, определени с резолюция за изпълнение на административната услуга са длъжни:
1. да обработват материалите веднага след получаването им и да предадат резултата в нормативно - респ. по резолюция, определения срок;
2. след приключване на задачата да съхраняват преписките до предаването им за архивиране, съгласно ЗДАФ;
3. да връщат незабавно в деловодството погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;
4. да предоставят незабавно за регистрация преписките при предаването им от едно структурно звено в друго;
5. да предоставят незабавно за регистрация незаведени преписки/кореспонденция от физически и юридически лица, независимо от това по какъв път са попаднали при тях;
6. да не обработват документи, които не са регистрирани, резолирани, или пък са резолирани до друг служител от същото звено, без изрично да са упълномощени от прекия или ресорния ръководител;
7. да информират прекия си ръководител, респ. ползвателя на услугата – писмено, за причините, налагащи удължаване на срока;
8. при отсъствие (отпуск, болнични, командировка) да предадат работните документи на свой заместник - определен от прекия ръководител, който следва да продължи работата и спази установените срокове;
9. при напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител;
10. да предават документите за експедиция в деловодството с:
- точен адрес (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя / наименование на учреждението);
- с входящия номер на писмото, на което се отговаря.
Чл.17. Ръководителите на структурни звена са длъжни:
1. да отразяват резолюцията към конкретен изпълнител в електронната система за регистрация и контрол на документооборота;
2. да контролират движението на документите и на изпълнението в електронната система; да вземат съответни мерки при всеки отделен случай на неприключени в срок преписки от страна на подчинените им звена и служители;
3. да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината за отсъствието, както и на онези, които напускат длъжността. При напускане на длъжността да изискват от служителя предаване с протокол на служебната документация.
Чл.18. След като се заведат и регистрират чрез електронната система за регистрация и контрол на документооборота, документите се предават по предназначение в деня на тяхното получаване.
Чл.19./1/ Кметът, заместник-кметът и секретарят на Общината преглеждат служебните преписки насочени към тях и ги резолират в деня на получаването, като ги насочват до съответните директори на дирекции или други служители в общинската администрация.
/2/ Директорите на дирекции възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на подчинените им служители.
/3/ Резолюцията се поставя върху документа и трябва да определя изпълнителя, задачата и срока за изпълнение, дата на резолиране и подпис на резолиращия.
/4/Срока за изпълнение е не повече от 30 дни, освен ако в специален закон не е определено друго.
Чл.20./1/ Резолираните документи се предават в деловодството за изпращане до изпълнителите. Копие от документите се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията. Поименното разпределение и движение на служебните преписки задължително се отбелязва в деловодната система на Общината.
/2/ Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача.
/3/ Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители, отговорността за изпълнението на задачата е на всички посочени в нея лица.
/4/ Всички изпълнители на задачи са длъжни да изпратят становището си на резолиращия в срок, който е не по-кратък от един работен ден преди крайния срок.
/5/ Когато задачата е възложена на повече от един изпълнител, становището или отговорът се подготвя съвместно, като всеки се произнася по неговата компетентност. В този случай, всички се подписват за съставители.
Чл.21. Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да се откаже извършването на административна услуга, се издават и подписват от кмета на Общината, при негово отсъствие – от заместник-кмета, а при наличие на делегиране на права по смисъла на ЗМСМА - от определеното със заповедта на кмета лице.
Чл.22. При представяне на документ за подпис, същият предварително се съгласува с прекия ръководител и към него се прилага и искането/ жалбата или преписката, по повод на които е съставен.
Чл.23./1/ Изходящите и вътрешните документи се предават от отговарящия за изпълнението служител в деловодството на Общината за извеждане и полагане на кметския печат. Документите се предават в деловодството подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали, в толкова екземпляри, колкото са получателите и един екземпляр за архивиране, заедно с преписката.
/2/ След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

VІ. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛИТЕ НА УСЛУГИ

Чл.24./1/ Община Свиленград приема писмено и устно подадени искания за издаване на индивидуален административен акт във връзка с извършваните административни услуги.
/2/ Потребителите на административни услуги могат да се представляват пред Община Свиленград от други граждани или организации, за което представят нотариално заверено пълномощно.
/3/ Писмените искания, приети от служителите в звеното за административно обслужване се регистрират по общия ред, съгласно (ИРОДОА).
/4/ Исканията, които са внесени устно, се отразяват в протокол, който се подписва от заявителя и от длъжностното лице, което го е съставило, след което се регистрират по общия ред, съгласно ИРОДОА.
/5/ Датата на започване на производството по извършване на административната услуга е датата на постъпване на искането в Община Свиленград.
/6/ За исканията, подадени по пощата, включително и по електронната, в извън работно време, сроковете за вземане на решение от административния орган започват да се броят от следващия работен ден.
`Чл.25./1/ Община Свиленград изпълнява административните услуги в нормативно определените срокове, с възможност за осигуряване на “бързи” и “експресни” услуги, посочени в Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на община Свиленград.
/2/ Заплащането на дължимите такси и цени на услуги от клиентите се извършва съгласно приетата от Общинския съвет Наредба за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на община Свиленград.
/3/Резултатът от услугата (индивидуалният административен акт) може да бъде получен на мястото, където е заявен, на посочен точен адрес, в случай че е заявено получаване чрез лицензиран пощенски оператор или по електронен път съгласно Наредбата за електронните административни услуги.
При заявено получаване чрез лицензиран пощенски оператор индивидуалният административен акт се изпраща:
1. като вътрешна препоръчана пощенска пратка или като вътрешна куриерска пратка за сметка на заявителя (получателя), като цената за пощенската услуга се заплаща от заявителя при доставяне на пратката;
2. с международна препоръчана пощенска пратка – след предплащане на цената за пощенските услуги от заявителя към съответния орган; цената за пощенската услуга се заплаща от административния/компетентния орган на лицензирания пощенски оператор при подаване на пратката;
Чл.26. При работа с клиенти служителите от звеното за административно обслужване спазват нормативните и вътрешните стандарти на обслужване, въведени в Община Свиленград с Хартата на клиента.
Чл.27. /1/ Община Свиленград създава, поддържа и развива различни канали за обратна връзка с клиентите:
1.кутия за коментари, похвали или оплаквания,сигнали и предложения,разположена на общодостъпно място в административната сграда на Община Свиленград;
2.рубрики в интернет страницата на Общината;
3. възможност за попълване на он-лайн анкетна карта в интернет страницата на Общината;
4. възможност за извършване на електронни услуги по електронен път за клиенти, чрез регистрация и универсален електронен подпис в интернет страницата на Общината.
/2/ Община Свиленград проучва и измерва удовлетвореността на потребителите не
по-малко от веднъж годишно, съгласно утвърдената методология.
/3/ Резултатите от анализираната информация се обсъждат и оповестяват сред обществеността.
/4/ В резултат на получената и анализирана информация от всички канали за обратна връзка се предприемат действия за подобряване на административното обслужване, които се оповестяват сред обществеността.

VІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОНТРОЛА ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ

Чл.28. Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за точно спазване на определените срокове и за качеството на предоставяните услуги.
Чл.29./1/ Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:
1.Кмет;
2.Заместник-кмет;
3.Секретар;
4.Ръководители на звена – директори на дирекции и началници на отдели.
/2/ Контрол може да се осъществява и от страна на клиентите – физически и юридически лица, посредством деловодна справка за движението на преписката им -през интернет или лично в ЦИАОГ или чрез подаване на жалба по отношение на срока и качеството на извършваните административни услуги.
Чл.30. /1/ Сроковете за изпълнение са определени в самия документ, с резолюция или произтичат от нормативен акт.
/2/ Когато с нормативен акт или с резолюция не е определен срок за изпълнение, задачата се изпълнява в седемдневен срок от датата на нейното възлагане.
/3/ Срокът за извършване на административна услуга на граждани е съобразно АПК, освен ако в нормативен акт е установен друг срок.
/4/ При възникване на обективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, когато той не е нормативно определен, резолиращият може да го удължи, като това се отразява в електронната система.
Чл.31. Всички дейности по документите, от регистрацията до предаването им за архивиране са съгласно настоящите правила и ИРОДОА.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1. /1/ Технологичните карти на процесите се изготвят от служителите в звеното за административно обслужване, с непосредственото участие и под контрола на ръководителите на съответните структурни звена, в срок - до 3 /три/ месеца от утвърждаването на вътрешните правила.
/2/ Технологичните карти на процесите се утвърждават от секретаря на Общината и стават неразделна част от настоящите правила.
§2. Технологичните карти на процесите се въвеждат в електронната система за регистрация и контрол на документооборота за повишаване надеждността на контрола върху качеството и сроковете в административното обслужване, чрез автоматизирането му.
§3. Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите правила.
§4. Контролът по спазване на клаузите във вътрешните правила за административно обслужване се осъществява от секретаря на Общината.
§5. Настоящите правила се утвърждават на основание чл.1, ал.2 от Наредбата за административното обслужване.
§6. Правилата влизат в сила от датата на утвърждаването им от Секретаря на Община Свиленград и се обявяват по реда на чл.28, ал.2 от АПК - по електронен път в интернет страницата на Общината, на официалните табла за обявления, в брошури, с които всеки заинтересован може да се сдобие, чрез разяснения на длъжностните лица, приемащи исканията или по друг подходящ начин.